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2013年6月27日

ファイル名にルールを作り、作業効率を良くする

Filed under: 制作スタッフ,豆知識 — ceo @ 16:06:54

パソコンの中のファイルを探す際に、見つからなくて困った経験はありませんか?

そんな時、ファイル名に「ルール」を作りましょう。
分かりやすく、整理もしやすいので作業効率が上がりますよ!

■なぜルールを作るの?
ファイルが散らかる原因は
  ・ファイル名がバラバラで探し辛い
  ・どこに保存したか分からない
からです。
でもルールを作れば、それに沿うだけなので見つけやすく、整理整頓も出来ます。

例として、私が使っている4つのルール
  1.日付_種類にする
  2.連番にする
  3.バックアップは分かりやすく
  4.すぐにファイルを削除しない

を紹介します。

■ルール1 日付_種類にする
例えばプチクラブさんのトップページのバナーを、Photoshopで作るとします。
ファイル名を「プチクラブバナー.psd」にすると
  ・似た作業を次にした時、ファイル名に困る
  ・いつどんな中身を作ったか分からない
となります。
なので、私は「20130627_プチクラブ_トップバナー.psd」としています。
同じような作業をした時に、日付で差別化を図るためです。

■ルール2 連番にする
ソンブレロアランさんでメキシカンなご飯を食べた際に、写真を撮ったとします。
単にファイル名を「ピザ.jpg」などにすると、ピザの画像が複数あった時に困ります。
そんな時は、連番(番号)をつけましょう!
「ピザ01.jpg」「ピザ02.jpg」という風に、連番をふります。

■ルール3 バックアップは分かりやすく
文書の作成中、「途中のバージョン」の保存はどうしていますか?
「最終」「本当に最終」などにすると、どれがどの段階のファイルか分からなくなり、取り違えや古い情報に戻るリスクが高まります。
自分も、ファイルを渡された人も困ることになるのです。
私の場合
  1.「バックアップ用」フォルダを作る
  2.ファイルごとにフォルダを作る(20130601_C-linkトップページ修正 など)
  3.作業前のファイルをコピーして入れる
  4.作業をする
と、さかのぼりやすく、トラブル時のバックアップも果たすよう作っています。
一ファイルを何回も修正する場合、「01初校」「02再校」などバックアップ用フォルダを作業状態に応じて作ります。

■ルール4 すぐにファイルを削除しない
「あのファイルやっぱり必要だった!」と後悔した経験、ありませんか?
私は結構あるので、ごみ箱に捨てる前に「後で捨てる」フォルダに入れます。
必要になった時にそこから探せばいいので、後戻りが可能です。

ただ、ファイル数が増えるので「更新日時が1か月前なら捨てる」というルールで整理し、バックアップの量を抑えています。

ファイルを整理すれば作業効率も上がり、トラブルを減らすことも期待できます。
ぜひ自分なりのルールを作ってみてください。